EnglishTrong bối cảnh áp lực chi phí gia tăng, doanh nghiệp không còn lựa chọn nào khác ngoài việc hiện đại hóa quy trình mua sắm. Nhưng số hóa không chỉ là cắt giảm giấy tờ mà là thiết lập một hệ sinh thái vận hành liền mạch, nơi dữ liệu, ngân sách và quyết định được kết nối chặt chẽ. Giải pháp SiciX-Procurement đang được xem là một hướng đi hiệu quả cho bài toán này.
Không thể “vá chỗ này, hở chỗ kia”
Nhiều doanh nghiệp đã từng đầu tư phần mềm riêng lẻ cho từng khâu: phần mềm lập dự toán, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hợp đồng, hệ thống đấu thầu điện tử… Tuy nhiên, do thiếu tính liên thông và chuẩn hóa, kết quả thường là:
- Dữ liệu bị rời rạc, không thể kiểm tra chéo hoặc theo dõi luồng tiền theo thời gian thực
- Phê duyệt bị đứt gãy giữa các hệ thống, kéo dài thời gian xử lý
Việc lựa chọn nhà cung cấp và đánh giá hiệu quả vẫn phụ thuộc nhiều vào cảm tính hoặc trao đổi ngoài hệ thống.
Tìm hiểu: Bài toán quản lý mua sắm và những lỗ hổng khiến doanh nghiệp trả giá
Để giải bài toán này, doanh nghiệp cần một nền tảng mua sắm xuyên suốt. Giải pháp không chỉ số hóa từng bước, mà còn đảm bảo khả năng kiểm soát toàn bộ vòng đời đơn hàng, từ nhu cầu nội bộ cho đến thanh toán cuối cùng.
SiciX Procurement – Giải pháp số hóa toàn trình mua sắm cho doanh nghiệp hiện đại
SiciX Procurement là nền tảng được thiết kế để kết nối tất cả các mắt xích trong chuỗi mua sắm nội bộ, tạo nên một quy trình đồng bộ, khép kín và kiểm soát được từng bước.
Giải pháp bao gồm 8 phân hệ chính:
1. Quản lý kế hoạch mua sắm
Doanh nghiệp có thể tạo và phê duyệt kế hoạch mua sắm theo định kỳ, theo dõi tiến độ và trạng thái phê duyệt theo thời gian thực. Việc này giúp gắn liền hoạt động mua sắm với chiến lược ngân sách, thay vì chỉ phản ứng theo từng yêu cầu phát sinh.
2. Quản lý yêu cầu mua sắm (PR)
Người dùng nội bộ có thể tạo yêu cầu mua sắm trực tiếp trên hệ thống. Hệ thống hỗ trợ:
- Tự động kiểm tra ngân sách
- Cảnh báo vượt hạn mức
- Lập dự toán theo dữ liệu lịch sử
Quy trình phê duyệt được thiết kế đa cấp, có thể cấu hình tùy theo phòng ban và hạn mức chi tiêu.
3. Lập kế hoạch và lựa chọn nhà cung cấp
Từ yêu cầu nội bộ, hệ thống hỗ trợ tạo yêu cầu báo giá (RFQ), gửi qua email hoặc cổng portal cho nhà cung cấp, tiếp nhận báo giá, so sánh giá, đánh giá năng lực và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Toàn bộ quy trình này đều thực hiện trong một giao diện thống nhất.
4. Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu
Đối với các đơn hàng lớn, doanh nghiệp có thể tổ chức đấu thầu điện tử ngay trên hệ thống. SiciX Procurement hỗ trợ toàn bộ quy trình từ phát hành HSMT, nhận HSDT, mở thầu, đánh giá kỹ thuật, đánh giá tài chính đến ra quyết định lựa chọn nhà thầu và phê duyệt kết quả.
5. Quản lý hợp đồng
Sau khi chọn nhà cung cấp, hệ thống cho phép tạo hợp đồng, cấu hình quy trình phê duyệt, theo dõi trạng thái hợp đồng và kết nối dữ liệu trực tiếp với các phân hệ đơn hàng – thanh toán.
6. Quản lý đơn mua hàng (PO)
Khi báo giá hoặc kết quả thầu được duyệt, hệ thống tự động sinh PO, kích hoạt quy trình phê duyệt và chuyển thông tin cho nhà cung cấp qua cổng điện tử. Các trạng thái như xác nhận, giao hàng, kiểm hàng được theo dõi chặt chẽ trên hệ thống.
7. Quản lý nhập kho
Phân hệ nhập kho hỗ trợ ghi nhận đầy đủ lô hàng giao đến, cập nhật tồn kho theo thời gian thực, đồng thời kết nối ngược để kiểm tra khớp PO – giao hàng – hóa đơn.
8. Quản lý hóa đơn
Toàn bộ hóa đơn được số hóa, đối chiếu tự động với đơn hàng, hợp đồng và biên bản giao hàng. Hệ thống cũng hỗ trợ kết nối với phân hệ kế toán nội bộ hoặc phần mềm tài chính của bên thứ ba để đảm bảo thanh toán đúng hạn, đúng dữ liệu.
Minh bạch, tự động và liên thông
SiciX Procurement không chỉ số hóa, mà định hình lại cách doanh nghiệp quản lý mua sắm theo hướng minh bạch, chủ động và dựa trên dữ liệu. Một số đặc điểm nổi bật bao gồm:
- Cấu hình linh hoạt các quy trình phê duyệt, kết hợp với chức năng ký số
- Tích hợp với các hệ thống ERP, kế toán, kho, văn bản điện tử
- Giao diện thân thiện, hỗ trợ đa vai trò: từ người đề xuất, phê duyệt đến nhà cung cấp
- Theo dõi tiến độ từng đơn hàng theo thời gian thực, có cảnh báo khi trễ hạn hoặc sai lệch
Lựa chọn nền tảng đúng: Bước khởi đầu cho quản trị hiện đại
Một doanh nghiệp có thể đang lãng phí hàng tỷ đồng mỗi năm chỉ vì không quản lý tốt khâu mua sắm. Việc số hóa quy trình không còn là tùy chọn, mà là yêu cầu bắt buộc để nâng cao năng lực cạnh tranh.
SiciX Procurement không chỉ giải quyết các vấn đề vận hành, mà còn giúp thiết lập một hệ thống mua sắm đáng tin cậy – nơi mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu, mọi giao dịch đều có kiểm soát, và mọi đồng ngân sách đều được chi tiêu đúng cách.
Trải nghiệm miễn phí giải pháp SiciX Procurement: https://sicix.com.vn/san-pham/quan-ly-mua-sam/
Block "blog" not found