EnglishTrong nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, quy trình mua sắm vẫn đang bị mắc kẹt giữa các bảng biểu Excel, email rời rạc và những cuộc gọi xác nhận vội vã.
Đằng sau vẻ ngoài tưởng như “vẫn vận hành được”, các quy trình thủ công đang khiến doanh nghiệp âm thầm mất kiểm soát ngân sách, thời gian và hiệu quả cạnh tranh.
Mua sắm – quy trình mắc kẹt giữa nhu cầu nội bộ và áp lực thị trường
Theo báo cáo PwC Digital Procurement Survey 2024, các doanh nghiệp khu vực châu Á – Thái Bình Dương mới đặt mục tiêu số hóa khoảng 63% các quy trình mua sắm giao dịch (transactional procurement) vào năm 2027 – thấp hơn mức trung bình toàn cầu là khoảng 70%. Điều này phản ánh thực tế: quy trình mua sắm tại nhiều tổ chức vẫn chưa được tối ưu hóa đúng mức, đặc biệt ở khâu phê duyệt, đấu thầu và kiểm soát chi phí.
Trong khi đó, phòng mua sắm trong doanh nghiệp đang phải gánh vác nhiều áp lực:
- Cần mua nhanh nhưng quy trình duyệt chậm và phân tán
- Phòng ban yêu cầu gấp nhưng thiếu dữ liệu ngân sách kiểm tra chéo
- Không có công cụ so sánh giá nhà cung cấp qua các lần mua trước
- Quy trình chọn nhà thầu chủ yếu dựa vào trao đổi thủ công, dễ thiếu minh bạch
Vấn đề không chỉ nằm ở tốc độ xử lý, mà sâu xa hơn là việc thiếu một hệ thống nền tảng quản trị mua sắm có tính kết nối và kiểm soát toàn diện.
Những hệ quả âm thầm nhưng nguy hiểm
Trong các doanh nghiệp sản xuất và xây dựng có chuỗi cung ứng phức tạp, mỗi điểm đứt gãy trong quy trình mua sắm có thể dẫn đến:
- Chậm tiến độ dự án do mất thời gian phê duyệt hoặc mua nhầm hàng
- Vượt ngân sách do không kiểm soát sát giá mua, thiếu dữ liệu đối chiếu
- Lãng phí tồn kho khi mua trùng, hoặc thiếu nguồn cung do không có dự báo chính xác
- Không thể đánh giá hiệu quả nhà cung cấp, dẫn tới lựa chọn sai nhà thầu
Theo phân tích từ McKinsey, doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 5–10% tổng chi phí vận hành thông qua cải thiện quy trình mua sắm, đặc biệt khi kết hợp số hóa và phân tích dữ liệu (McKinsey – Rapid Procurement Transformation, 2023).
Quản lý mua sắm không chỉ là kiểm soát mà còn là chiến lược
Trong môi trường cạnh tranh, bộ phận mua hàng đang chuyển dịch từ vai trò hỗ trợ sang vai trò đồng hành chiến lược. Việc “mua đúng – mua nhanh – mua thông minh” không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn liên quan đến năng lực triển khai, uy tín và khả năng duy trì chuỗi cung ứng ổn định.
Để đạt được điều đó, doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng:
- Chuẩn hóa quy trình từ yêu cầu nội bộ đến hóa đơn thanh toán
- Kết nối giữa ngân sách, kế toán, kho, hợp đồng và nhà cung cấp
- Tự động hóa và kiểm soát toàn bộ luồng phê duyệt theo từng cấp
- Minh bạch hóa hoạt động đấu thầu và đánh giá nhà cung cấp
- Tích hợp dữ liệu lịch sử để phân tích, ra quyết định dựa trên số liệu
Đây chính là định hướng mà SiciX-Procurement đang hiện thực hóa cho các doanh nghiệp Việt Nam.
SiciX-Procurement: Hạ tầng số hóa toàn diện cho chuỗi mua sắm
Là một nền tảng được thiết kế chuyên biệt, SiciX-Procurement giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình mua sắm: từ kế hoạch – yêu cầu – báo giá – đấu thầu – hợp đồng – đặt hàng – nhập kho – hóa đơn. Giải pháp giúp tự động kiểm tra ngân sách, lập dự toán và cảnh báo vượt hạn mức ngay từ đầu. Gắn liên với Tổ chức đấu thầu điện tử minh bạch, cấu hình quy trình thẩm định – phê duyệt – đánh giá theo từng loại đơn hàng
Lưu trữ, phân tích và chuẩn hóa dữ liệu nhà cung cấp, hợp đồng và giao dịch
Hệ thống được tích hợp dễ dàng với các phân hệ kế toán, tài chính, kho vận và ERP hiện có. Giao diện trực quan giúp bộ phận mua hàng, kế toán và các phòng ban khác phối hợp chặt chẽ hơn, giảm thiểu thao tác giấy tờ và sai sót.
Mua sắm cần số hóa không phải vì trào lưu, mà vì khả năng tồn tại
Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu từ những chiến dịch hoành tráng. Nó có thể và nên bắt đầu từ nơi đang chi tiêu nhiều nhất: quy trình mua sắm. Mỗi ngày chậm đổi mới trong quản lý mua hàng là một ngày doanh nghiệp có thể đang trả giá bằng hiệu quả vận hành và khả năng kiểm soát chi phí.
SiciX-Procurement không chỉ là công cụ mà là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống mua sắm thông minh, minh bạch, kết nối và bền vững.
Tìm hiểu thêm về Giải pháp Quản lý Mua sắm SiciX-Procurement: https://sicix.com.vn/san-pham/quan-ly-mua-sam/
Block "blog" not found