EnglishTrong lĩnh vực giáo dục nghề nghiệp, đặc biệt với các đơn vị đào tạo quy mô lớn như Trường Cao đẳng Dầu khí – PVCollege (trực thuộc Tập đoàn Dầu khí Việt Nam – PVN), khối lượng văn bản, quyết định và hồ sơ hành chính cần xử lý mỗi ngày là vô cùng lớn. Việc tìm ra giải pháp số hóa quản trị văn bản không chỉ là nhu cầu cấp thiết để nâng cao hiệu quả điều hành, mà còn là nền tảng giúp nhà trường bắt kịp xu thế chuyển đổi số trong ngành giáo dục.
Trước khi ứng dụng giải pháp số, Trường Cao đẳng Dầu khí vẫn duy trì cách thức quản lý văn bản truyền thống là xử lý trên giấy và phụ thuộc hoàn toàn vào sự có mặt trực tiếp của lãnh đạo hoặc cán bộ phụ trách. Quy trình này kéo dài từ khâu soạn thảo, trình ký đến phê duyệt, khiến công việc thường xuyên bị chậm trễ. Chi phí in ấn và lưu trữ cũng là một gánh nặng khi mỗi năm nhà trường phải tiêu tốn hàng trăm nghìn tờ giấy cho các loại hồ sơ, công văn.
Một vấn đề khác là việc tra cứu và quản lý văn bản gặp nhiều khó khăn. Khi cần tìm lại hồ sơ cũ, cán bộ phải mất nhiều thời gian lục tìm trong kho lưu trữ. Đặc biệt, việc phê duyệt phụ thuộc vào sự hiện diện của lãnh đạo, dẫn đến tình trạng ách tắc khi người có thẩm quyền đi công tác.
Trong môi trường đào tạo gắn liền với hợp tác doanh nghiệp và yêu cầu xử lý công việc nhanh chóng, sự chậm trễ này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động. Mô hình quản lý cũ đã không còn phù hợp và PVCollege cần tìm một giải pháp để giải quyết bài toán nêu trên.
Hoạt động kiểm thử giải pháp SiciX Mobile App tại trường Cao đẳng Dầu khí – PVCollege
Giải pháp từ SiciX Mobile App
Để giải quyết những vướng mắc trên, SiciX đã triển khai giải pháp Mobile App quản trị văn bản, được thiết kế riêng theo đặc thù của nhà trường. Với ứng dụng này, toàn bộ quy trình xử lý văn bản được số hóa, từ việc soạn thảo, luân chuyển đến phê duyệt.
Văn bản có thể được ký trực tuyến ngay trên điện thoại di động, giúp văn bản được luân chuyển và ký duyệt ngay cả khi lãnh đạo vắng mặt. Việc trình ký trực tuyến trên di động bảo đảm giá trị pháp lý nhờ tích hợp chữ ký số theo đúng quy định.
Dữ liệu được đồng bộ tức thời với hệ thống quản trị tập trung, nhờ vậy thông tin luôn chính xác và thống nhất. Các bước trình duyệt cũng được tự động hóa, giúp rút ngắn thao tác của cán bộ, trong khi hệ thống thông báo thông minh đảm bảo văn bản được chuyển đúng người, đúng thời điểm. Điểm mạnh lớn nhất là lãnh đạo có thể phê duyệt mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi đang công tác ở xa. Nhờ đó, toàn bộ quy trình quản lý văn bản được số hóa và vận hành trên một nền tảng di động duy nhất.
Kết quả và hiệu quả đạt được
Chỉ sau một thời gian ngắn áp dụng, Trường Cao đẳng Dầu khí đã ghi nhận những cải thiện rõ rệt.
Thời gian xử lý văn bản giảm hơn 70% so với trước, từ chỗ phải chờ đợi nhiều ngày thì nay có thể hoàn tất chỉ trong vài giờ. Việc số hóa cũng giúp tiết kiệm hàng trăm nghìn tờ giấy mỗi năm, giảm đáng kể chi phí in ấn và lưu trữ, đồng thời góp phần hiện thực hóa mục tiêu “văn phòng không giấy tờ”.
Song song với đó, công tác quản trị trở nên minh bạch và chính xác hơn. Mọi văn bản đều được lưu trữ và tra cứu nhanh chóng trên hệ thống, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình kịp thời để ra quyết định. Đặc biệt, khả năng phê duyệt tức thời đã nâng cao hiệu quả điều hành, loại bỏ tình trạng trì trệ do sự vắng mặt của lãnh đạo.
Trường Cao đẳng Dầu khí là một ví dụ điển hình cho thấy hiệu quả thực tiễn của SiciX Mobile App trong chuyển đổi số. Ứng dụng không chỉ giúp nhà trường xử lý văn bản nhanh hơn, tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra cách thức điều hành linh hoạt, hiện đại, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản trị.
Với tính ứng dụng rộng rãi, mô hình này hoàn toàn có thể nhân rộng cho nhiều cơ sở giáo dục và các tổ chức hành chính – nơi khối lượng văn bản, hồ sơ lớn và yêu cầu phê duyệt nhanh chóng luôn là thách thức hàng đầu. Với SiciX Mobile App, bài toán quản trị phức tạp đã có một lời giải tối ưu và bền vững.
Bên cạnh giải pháp quản trị văn bản đang được ứng dụng tại PVCollege, SiciX Mobile App còn tích hợp nhiều chức năng liên quan hỗ trợ vận hành doanh nghiệp một cách toàn diện.
Ứng dụng cho phép kết nối trực tiếp với các hệ thống CRM, ERP, eProcurement và cổng thanh toán, nhờ đó thông tin được đồng bộ xuyên suốt giữa các phòng ban. Mọi nhân viên hay lãnh đạo đều có thể tra cứu dữ liệu, duyệt yêu cầu mua sắm, phê duyệt đề xuất hoặc theo dõi tiến độ công việc ngay trên điện thoại.
Ngoài ra, giao diện được thiết kế theo hướng UI/UX hiện đại, thân thiện với người dùng, giúp thao tác nhanh chóng kể cả với những cán bộ ít quen thuộc công nghệ. Hệ thống thông báo thông minh bảo đảm người dùng không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào, trong khi cơ chế SSO và xác thực đa lớp (MFA) giữ cho dữ liệu an toàn tuyệt đối. Nhờ sự kết hợp này, SiciX Mobile App không chỉ giải quyết bài toán xử lý văn bản mà còn trở thành nền tảng quản trị di động linh hoạt, đồng bộ và bền vững cho mọi tổ chức.
Block "blog" not found