EnglishTrong nhiều năm trở lại đây, chuyển đổi số được xem là một trong những ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp. Hàng loạt nền tảng quản trị, phần mềm vận hành và hệ thống số được triển khai với kỳ vọng tạo ra sự thay đổi mạnh mẽ về hiệu quả và năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít dự án chuyển đổi số rơi vào tình trạng triển khai dở dang, hiệu quả thấp hoặc không tạo ra tác động rõ rệt đến hoạt động kinh doanh.
Quan sát từ thực tiễn triển khai tại nhiều doanh nghiệp cho thấy, phần lớn thất bại không xuất phát từ việc lựa chọn công nghệ sai, mà từ việc chuyển đổi số được tiếp cận như một bài toán công cụ, thay vì một bài toán tái cấu trúc vận hành. Khi vận hành không được đặt ở vị trí trung tâm, công nghệ khó có thể phát huy vai trò tạo giá trị.
Nhầm lẫn giữa “số hóa” và “chuyển đổi số”
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp coi việc triển khai phần mềm hay đưa quy trình lên hệ thống là đã hoàn thành chuyển đổi số. Thực tế, đây mới chỉ là bước số hóa các thao tác hiện hữu. Nếu cách tổ chức công việc, cơ chế phê duyệt và luồng phối hợp giữa các bộ phận không thay đổi, thì công nghệ chỉ phản ánh lại hiện trạng vận hành cũ dưới một hình thức mới.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp đưa toàn bộ quy trình thủ công, nhiều tầng phê duyệt và phụ thuộc cá nhân lên hệ thống. Kết quả là thay vì tinh gọn, vận hành trở nên phức tạp hơn, khó kiểm soát hơn. Điều này lý giải vì sao nhiều hệ thống sau khi triển khai vẫn không được sử dụng triệt để, hoặc chỉ dừng ở mức nhập liệu bắt buộc.
Từ góc nhìn vận hành số, chuyển đổi số chỉ thực sự bắt đầu khi doanh nghiệp tái thiết kế cách công việc được khởi tạo, xử lý, phê duyệt và đo lường, trước khi nghĩ đến việc số hóa.
Vận hành thiếu tư duy hệ thống và chuẩn hóa
Một thực tế dễ nhận thấy là nhiều doanh nghiệp chưa từng xây dựng vận hành như một hệ thống thống nhất. Quy trình tồn tại rời rạc theo từng phòng ban, từng vị trí, phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân. Khi triển khai chuyển đổi số, sự thiếu chuẩn hóa này bộc lộ rõ ràng hơn.
Hệ thống buộc phải “chiều” theo các yêu cầu riêng lẻ, khiến quy trình bị phân mảnh, dữ liệu không liên thông và khó hình thành bức tranh vận hành tổng thể. Doanh nghiệp có công cụ, nhưng không có khả năng nhìn xuyên suốt từ đầu vào đến đầu ra của công việc, từ con người đến hiệu suất.
Cách tiếp cận vận hành số hiện đại đòi hỏi doanh nghiệp phải nhìn quy trình như một chuỗi giá trị xuyên phòng ban, được mô hình hóa rõ ràng và có khả năng đo lường. Đây cũng là lý do các nền tảng vận hành số ngày càng chú trọng đến khả năng mô hình hóa quy trình, kiểm soát luồng công việc và chuẩn hóa dữ liệu ngay từ lõi.
Công nghệ đi trước, vận hành đi sau
Không ít dự án chuyển đổi số bắt đầu bằng câu hỏi “nên mua phần mềm nào”, thay vì “doanh nghiệp cần vận hành theo mô hình nào”. Khi công nghệ được lựa chọn trước, vận hành buộc phải điều chỉnh để phù hợp với hệ thống, thay vì ngược lại.
Điều này dẫn đến nghịch lý: hệ thống có nhiều tính năng nhưng không sát thực tế sử dụng; người dùng phải tìm cách обход hệ thống để hoàn thành công việc; dữ liệu tồn tại song song trong và ngoài nền tảng. Chuyển đổi số khi đó không giúp doanh nghiệp minh bạch và kiểm soát tốt hơn, mà còn tạo thêm gánh nặng vận hành.
Trong các mô hình chuyển đổi số thành công, công nghệ đóng vai trò nền tảng linh hoạt, cho phép doanh nghiệp thiết kế vận hành theo đặc thù của mình, thay vì bị khóa chặt vào một kịch bản cứng nhắc.
Con người không được chuẩn bị cho thay đổi
Vận hành số là sự thay đổi trực tiếp đến cách con người làm việc, phối hợp và chịu trách nhiệm. Nếu yếu tố con người không được chuẩn bị đầy đủ, mọi hệ thống đều khó đi vào thực tế.
Nhiều dự án tập trung vào cấu hình phần mềm nhưng thiếu truyền thông nội bộ và đào tạo theo ngữ cảnh công việc. Người vận hành không hiểu rõ vai trò của mình trong mô hình mới, không thấy được lợi ích cụ thể, thậm chí lo ngại mất quyền kiểm soát. Khi đó, hệ thống trở thành công cụ “bị áp đặt”, thay vì được đón nhận như một trợ lý vận hành.
Các nền tảng vận hành số hiện đại thường được thiết kế theo hướng lấy người dùng làm trung tâm, cho phép tùy biến theo vai trò, giúp nhân sự dễ dàng thích nghi mà không làm gián đoạn công việc hàng ngày.
Thiếu đo lường hiệu quả vận hành sau chuyển đổi
Một điểm yếu phổ biến khác là doanh nghiệp dừng lại ở việc “triển khai xong hệ thống”, nhưng không tiếp tục đo lường hiệu quả vận hành. Các chỉ số quan trọng như thời gian xử lý công việc, mức độ tuân thủ quy trình, hay khả năng kiểm soát và truy vết thường không được theo dõi một cách có hệ thống.
Khi thiếu dữ liệu vận hành theo thời gian thực, doanh nghiệp không thể biết đâu là điểm nghẽn, đâu là khu vực cần cải tiến. Chuyển đổi số khi đó trở thành chi phí, chứ không phải công cụ ra quyết định.
Một hệ sinh thái vận hành số đúng nghĩa cần cho phép doanh nghiệp nhìn thấy vận hành đang diễn ra như thế nào, từ đó liên tục điều chỉnh và tối ưu.
Chuyển đổi số bền vững phải bắt đầu từ vận hành
Thực tiễn triển khai cho thấy, các dự án chuyển đổi số mang lại giá trị dài hạn đều bắt đầu từ việc thiết kế lại mô hình vận hành. Doanh nghiệp xác định rõ cách công việc được tổ chức, kiểm soát và đo lường, sau đó lựa chọn nền tảng công nghệ đủ linh hoạt để đồng hành cùng sự phát triển.
Trong cách tiếp cận này, chuyển đổi số không phải là một dự án ngắn hạn, mà là quá trình xây dựng năng lực vận hành số. Công nghệ đóng vai trò nền tảng, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa – kết nối – mở rộng vận hành một cách bền vững.
Chuyển đổi số không thất bại vì doanh nghiệp thiếu phần mềm hay nền tảng công nghệ. Thất bại xảy ra khi doanh nghiệp chưa sẵn sàng nhìn lại và thay đổi cách mình đang vận hành. Nếu vận hành không được đặt ở trung tâm chiến lược, mọi nỗ lực số hóa đều khó tạo ra tác động thực chất.
Chuyển đổi số chỉ thực sự mang lại giá trị khi bắt đầu từ vận hành, được dẫn dắt bằng tư duy hệ thống và được hỗ trợ bởi một nền tảng đủ linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi của doanh nghiệp – đó cũng chính là nền tảng cốt lõi của các hệ sinh thái vận hành số như SiciX đang theo đuổi.
Block "blog" not found