Văn hóa vận hành hiện đại: Doanh nghiệp kiến tạo từ hệ thống thông minh và tự động hóa

Trong kỷ nguyên số, văn hóa doanh nghiệp không còn dừng ở những khẩu hiệu treo tường. Điều quan trọng là văn hóa vận hành thực sự – nơi mọi quy trình, dữ liệu và con người cùng kết nối trong một hệ thống thông minh.

Từ văn hóa “câu khẩu hiệu” tới văn hóa vận hành thực tế

Không ít doanh nghiệp khi xây dựng văn hóa dùng cách tiếp cận truyền thống: công bố giá trị cốt lõi, treo poster, gửi email nội bộ, tổ chức sự kiện văn hóa. Nhưng thực tế cho thấy, việc truyền thông văn hóa mà không gắn với trải nghiệm hằng ngày dễ khiến nhân viên coi đó là hình thức – khẩu hiệu chứ không phải điều họ cảm nhận được trong công việc.

Trong khảo sát “Trust in U.S. Business Survey” năm 2024, PwC cho thấy khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên trong vấn đề niềm tin là rõ rệt: có tới 86% lãnh đạo tin rằng doanh nghiệp được nhân viên tin tưởng cao, trong khi chỉ 67% nhân viên đồng ý điều này. Điều này cho thấy cách thức lãnh đạo nhìn nhận văn hóa, niềm tin đôi khi cách xa thực tế của người lao động.

Văn hóa không chỉ là các bài phát biểu hay khẩu hiệu, mà nếu muốn thực chất, nó phải “sống” trong cách vận hành. Khi hệ thống và công cụ làm việc hằng ngày phản ánh và củng cố giá trị văn hóa ấy, văn hóa mới trở thành một phần của quy trình chứ không phải lớp vỏ bên ngoài.

Khái niệm “hệ thống thông minh” trong vận hành tổ chức

Hệ thống thông minh là sự kết hợp của ba yếu tố: dữ liệu tích hợp — tự động hóa — khả năng phân tích/gợi ý để hỗ trợ quyết định. Trong nghĩa rộng, nó bao gồm không chỉ phần mềm quản lý mà cả kiến trúc dữ liệu, quy trình tích hợp, phản hồi thời gian thực và vai trò con người trong “vòng lặp học” liên tục.

Theo báo cáo AI in the Workplace của McKinsey (phát hành năm 2025), khảo sát với 3.613 nhân viên và 238 lãnh đạo cho thấy: nhân viên sẵn sàng ứng dụng AI hơn những gì lãnh đạo tưởng tượng; thách thức lớn nhất không phải công nghệ, mà là tư duy lãnh đạo, tức là cách hệ thống được lãnh đạo chấp nhận trong văn hóa vận hành.

Một khía cạnh quan trọng khác: hệ thống thông minh cần hỗ trợ linh hoạt, không áp đặt, cho phép cá nhân hóa tương tác, gợi ý nhiệm vụ phù hợp, cảnh báo khi có rủi ro và khả năng phản hồi tức thì. Khi nhân viên tương tác với hệ thống đó, hành vi mong muốn của tổ chức được củng cố mà không cần “ra lệnh” bằng lời.

Những trụ cột văn hóa vận hành hiện đại

Để hệ thống thông minh có thể trở thành xương sống nuôi dưỡng văn hóa vận hành, cần dựa trên ba trụ cột chính:

Minh bạch dữ liệu & truy cập hợp lý

Hệ thống phải cho phép truy xuất dữ liệu phù hợp theo vai trò, không giữ dữ liệu trong silo để mọi người hiểu được bối cảnh, mục tiêu và kết quả. Minh bạch là cơ sở để tạo niềm tin và trách nhiệm.

Tự động hóa & hỗ trợ thông minh

Những công việc lặp đi lặp lại nên được hệ thống hỗ trợ hoặc tự động hóa, để nhân viên có thể tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Đồng thời, hệ thống thông minh cần gợi ý, cảnh báo hoặc trợ giúp khi người dùng gặp tình huống khó.

Cải tiến liên tục & phản biện

Văn hóa vận hành hiện đại khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, đề xuất cải tiến nhỏ (kaizen), và hệ thống cần ghi nhận, phản hồi và theo dõi việc thực thi. Điều này giúp văn hóa không bị “cứng nhắc” mà trở thành một quá trình sống động, thích ứng theo thời gian.

Ba trụ cột này phải được thiết kế đồng bộ. Nếu hệ thống minh bạch nhưng không hỗ trợ, hoặc có hệ thống tự động nhưng không có cơ chế phản hồi, văn hóa vận hành sẽ bị phá vỡ.

Liên hệ lý thuyết – bằng chứng thực nghiệm

Một nghiên cứu mới xuất bản (2024) về các doanh nghiệp Thụy Sĩ đã điều tra mối quan hệ giữa văn hóa tổ chức và việc ứng dụng công nghệ Industry 4.0, phát hiện rằng những công ty có văn hóa phát triển (developmental culture) dễ ứng dụng công nghệ hơn, đặc biệt các tổ chức đặt trọng tâm vào đổi mới và học hỏi.

Phân tích này cho thấy văn hóa hỗ trợ đổi mới giúp doanh nghiệp dễ chấp nhận hệ thống thông minh hơn và ngược lại, hệ thống thông minh nếu được dùng đúng sẽ củng cố văn hóa đổi mới.

Bên cạnh đó, báo cáo McKinsey AI in the Workplace nhấn mạnh rằng nhân viên đã và đang sử dụng AI trong công việc; thách thức là làm sao để lãnh đạo tổ chức hệ thống sao cho cả tổ chức cùng tiến được.

Đó là lý do vì sao tổ chức khi áp dụng hệ thống thông minh thành công thường là những tổ chức đã có văn hóa học hỏi, thử nghiệm và chấp nhận rủi ro. Khi họ có nền tảng văn hóa, việc chuyển đổi công nghệ không chỉ là thay công cụ mà là chuyển hệ thức tổ chức.

Một vài nguyên tắc triển khai trong thực tế

Trước hết, doanh nghiệp không cần “ném vô hết mọi nơi” cùng lúc mà nên bắt đầu từ quy trình trọng yếu, nơi có tần suất cao, ảnh hưởng lớn và dễ đo lường. Việc thí điểm có thể giúp kiểm chứng mô hình, phát hiện vấn đề trước khi mở rộng.

Thứ hai, đào tạo và truyền thông nội bộ là điều không thể thiếu. Nhân viên cần hiểu lý do, lợi ích và cách sử dụng hệ thống nếu không họ sẽ ngại sử dụng hoặc “vượt hệ thống” bằng cách cũ.

Thứ ba, xây dựng chỉ số văn hóa riêng (không chỉ KPI tài chính) như mức độ sử dụng hệ thống, số lần đề xuất cải tiến, tốc độ phản hồi hệ thống, mức độ hài lòng người dùng nội bộ. Phải đo định kỳ để theo dõi xu hướng và điều chỉnh kịp thời.

Cuối cùng, lãnh đạo phải là người gương mẫu dùng hệ thống. Nếu lãnh đạo vẫn làm ngoài hệ thống hoặc bỏ qua dữ liệu, nhân viên sẽ mất lòng tin và hệ thống sẽ bị bỏ rơi.

Văn hóa vận hành hiện đại: Doanh nghiệp kiến tạo từ hệ thống thông minh và tự động hóa

Trong quá trình triển khai, cần linh hoạt hiệu chỉnh: nếu phần nào hệ thống gây cản trở thay vì hỗ trợ, cần sửa ngay. Cải thiện nhỏ, từng bước, nhưng liên tục để hệ thống và văn hóa đồng tiến.

Văn hóa vận hành hiện đại không xuất phát từ những khẩu hiệu hay tuyên ngôn cao đẹp mà không có vai trò thực tiễn. Nó được dệt nên từ cách tổ chức vận hành mỗi ngày. Hệ thống thông minh chính là chiếc khung để văn hóa ấy hiện hữu trong từng thao tác, từng quyết định và từng phản hồi.

Đối với bất kỳ tổ chức nào muốn xây dựng văn hóa vận hành hiện đại thì việc số hóa quy trình là chưa đủ. Cần thiết kế hệ thống thông minh để dữ liệu minh bạch, tự động hoá những phần việc lặp lại, gợi ý và phản hồi hành vi, đồng thời khuyến khích cải tiến liên tục. Khi đó, nhân viên không chỉ nhìn thấy văn hóa mà họ cảm nhận được nó và văn hóa ấy duy trì được vì nó sống trong hoạt động chứ không còn là hình thức.

Ở Việt Nam, SiciX đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp kiến tạo văn hóa vận hành hiện đại thông qua SiciX Platform – nền tảng chuyển đổi số toàn diện được thiết kế theo triết lý “Đồng thiết kế – Đồng vận hành – Đồng tăng trưởng”. Với các mô-đun linh hoạt như quản trị nhân sự, tài chính, chuỗi cung ứng và quản trị quan hệ khách hàng, SiciX Platform giúp doanh nghiệp không chỉ số hóa mà còn tích hợp thông minh, từ đó nuôi dưỡng văn hóa minh bạch, cộng tác và cải tiến liên tục.

Tìm hiểu về SiciX Platform