Phần mềm SiciX-eProcument cho phép doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết từ việc xây dựng đề nghị mua sắm, kế hoạch dự toán thầu, thẩm định dự toán… giúp nhà quản lý và doanh nghiệp chuẩn bị tốt nhất các phương án cho chiến dịch đấu thầu hiệu quả.
Chức năng quản lý đề nghị mua sắm: Phần mềm sở hữu chức năng quản lý dữ liệu cho việc nhập kế hoạch mua sắm bao gồm:
- Năm kế hoạch
- Nội dung kế hoạch
- Điều kiện
- Đơn vị lập kế hoạch
- Cho phép thêm/sửa/xóa/phê duyệt kế hoạch.
Chức năng lập kế hoạch dự toán: Cho phép xây dựng yêu cầu báo giá, yêu cầu đối với nhà cung cấp
Chức năng quản lý thông tin của dự toán bao gồm:
- Tên dự toán
- Số yêu cầu mua sắm
- Đơn vị đề xuất
Chức năng đánh giá và thẩm định kế hoạch dự toán bao gồm:
- Căn cứ quyết định
- Cơ sở pháp lý
- Hiệu lực dự toán
- Kết quả đánh giá
Phần mềm cho phép trích xuất báo cáo thẩm định kế hoạch dự toán ngay từ hệ thống.
Phần mềm SiciX-eProcument có chức năng quản lý kế hoạch lựa chọn nhà thầu giúp doanh nghiệp dễ dàng:
- Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho từng gói thầu
- Xuất biểu mẫu và trình ký
- Phân chia phạm vi công việc cho từng phần của gói thầu
Bên cạnh việc xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu, doanh nghiệp cũng dễ dàng xây dựng và quản lý bộ tiêu chí đánh giá thầu với những thông tin:
- Lựa chọn loại đánh giá áp dụng với gói thầu
- Lựa chọn phương thức đánh giá đối với từng loại đánh giá
- Thiết lập tiêu chí đánh giá đối với từng loại đánh giá
Kiến trúc chức năng Quản lý yêu cầu mua sắm:
- Tạo yêu cầu mua sắm (PR)
- Gửi phê duyệt PR đã tạo
- Tự động kiểm tra và cảnh báo với yêu cầu mua sắm vượt ngân sách
- Phê duyệt PR
- Lập dự toán cho yêu cầu mua sắm (PR)
Hệ thống cho phép lựa chọn và thiết lập giá trị của yêu cầu mua sắm để xác định:
Yêu cầu mua sắm thông thường:
- So sánh báo giá
- Đánh giá SS giá
- Duyệt báo giá
- Chọn Vendor
Yêu cầu mua sắm cần thực hiện đấu thầu điện tử:
- Quản lý thông tin gói thầu
- Quản lý hồ sơ mời thầu/ hồ sơ dự thầu
- Phát hành HSMT/HSYC
- Nhận HSDT
- Đánh giá và lựa chọn nhà thầu
- Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu
Phần mềm sở hữu tính năng quản lý toàn bộ thông tin hợp đồng mua hàng trên hệ thống, có tính bảo mật cao, giúp doanh nghiệp đơn giản, tinh gọn trong công tác quản trị.
Quản lý các thông tin chung về hợp đồng bao gồm:
- Hình thức hợp đồng
- Thời hạn hợp đồng
- Thời hạn bảo hành
- Thời hạn giao hàng
- Thông tin nhà cung cấp
- Phương thức thanh toán
- Hồ sơ cần nộp
- Điều khoản thanh toán
Đặc biệt, phần mềm còn có chức năng xuất biểu mẫu và trình ký, gửi email bản thảo hợp đồng tới nhà cung cấp và đều được thao tác thực hiện ngay trên hệ thống.
Tạo đơn đặt hàng (PO): Dựa vào báo giá đã được phê duyệt trên hệ thống, hệ thống sẽ tự động tạo RFQ /Quotation để ghi nhận giá và tạo PO cho PR trên hệ thống dựa vào giá đã được duyệt.
Duyệt PO:
- Kế toán sẽ thực hiện phê duyệt bằng chức năng quy trình tự động
- Các cấp phê duyệt tiếp theo sẽ thực hiện phê duyệt bằng chức năng quản lý công việc trên hệ thống
- Cấp duyệt cuối sẽ phê duyệt qua chức năng ký điện tử
- Nhà cung cấp vào xác nhận (Confirm/Pending) PO ở trạng thái null
Xác nhận PO
Giao hàng
Cổng thông tin mua sắm
Phần mềm hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp Quản lý toàn bộ thông tin mua sắm trên portal với các tính năng:
- Đăng ký quan tâm
- Phát hành Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ yêu cầu
- Theo dõi trạng thái, thông báo của hồ sơ
Doanh nghiệp có thể cập nhật và quản lý việc xử lý các câu hỏi làm rõ về hồ sơ mời thầu/ hồ sơ yêu cầu trên hệ thống một cách nhanh chóng:
- Tiếp nhận câu hỏi về yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu/ hồ sơ yêu cầu từ nhà thầu/nhà cung cấp
- Trả lời câu hỏi làm rõ của nhà thầu
- Soạn thảo văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu/ hồ sơ yêu cầu
- Xuất biểu mẫu và trình ký
- Theo dõi tiến độ phản hồi giải đáp câu hỏi với nhà thầu/nhà cung cấp
Tiếp nhận hồ sơ mua sắm
Phần mềm quản lý toàn bộ hồ sơ dự thầu/ hồ sơ đề xuất mau sắm với các nghiệp vụ:
- Đăng tải Hồ sơ dự thầu/Hồ sơ đề xuất mua sắm, Uỷ nhiệm chi
- Tiếp nhận bản chào giá từ nhà thầu/nhà cung cấp
- Mã hoá Hồ sơ dự thầu/Hồ sơ đề xuất mua sắm
English
